Comment mettre en place une piste d’audit fiable ?

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La mise en œuvre d’une piste d’audit fiable est un véritable défi pour beaucoup d’entreprises. La documentation obligatoire de flux de factures est, souvent sous-estimée, particulièrement par les TPE et PME. Dans le cas de contrôle, lorsque la documentation n’est pas conforme, l’administration fiscale sanctionne sévèrement.

La PAF (piste d’audit fiable) : c’est quoi au juste ?

Les directives européennes imposent la PAF (ou la piste d’audit fiable). Le texte impose à l’entreprise de mettre en place un « contrôle documenté et permanent » sur toutes les factures reçues et émises qui n’ont pas été certifiées électroniquement.

Par conséquent, les entreprises qui reçoivent et émettent des factures doivent assurer la sécurité de l’ensemble de leur processus de facturation et assurer une traçabilité complète. Plus précisément, cela implique le suivi de toutes les factures papier ou PDF, reçues et émises.

Cette obligation consiste à prévenir les fraudes impliquant de « fausses factures ». Voilà pourquoi l’ensemble d’opérations de facturation doit être justifié par un document original et tout à fait traçable. Par conséquent, la société doit garantir la lisibilité, l’intégrité et l’authenticité des factures envoyées et reçues. Vous pouvez utiliser Yooz pour dématérialiser les factures fournisseurs.

Quelles sanctions à l’absence de PAF ? 

Sans aucun doute, le non-respect de cette obligation légale est très grave. Si une société omet de fournir ce document, elle sera sanctionnée comme suit :

Émission de factures : Si le responsable fiscal remet en question l’originalité de la facture, l’émetteur s’exposera à une amende de 50 % de la valeur de la facture. Cette sanction peut être réduite à 5 % si l’émetteur démontre comptablement l’opération dans les trente jours suivant l’averti par le Trésor public. En outre, l’émetteur s’expose à une condamnation financière 15 euros pour chaque inexactitude ou omission.

En ce qui concerne les factures reçues : pour cette configuration, on l’oublie généralement, mais la pénalité est également lourde. Pour les factures reçues non enregistrées ou non conformes, la société qui a reçu les factures peut se voir nier la déduction de la TVA sur ces factures dans un délai de 3 ans. Yooz est une solution efficace pour dématérialiser vos factures.

Comment mettre en place la piste d’audit fiable ?

Une piste d’audit fiable doit détailler les systèmes de management impliqués, l’organisation, les responsabilités et le traitement de chaque interlocuteur. Le document peut aussi décrire le stockage et archivage des factures, les cartographies applicatives, le référentiel client et fournisseurs et la sécurisation du système d’information.

Par conséquent, une piste d’audit fiable oblige les entreprises à décrire le traitement des factures en détail et étape par étape. Concrètement, ce processus se déroule en trois étapes :

Inventorier le processus de facturation de l’entreprise : il s’agit de repérer chaque type de processus de facturation. Veuillez noter que vous devez écrire un PAF pour chaque flux. Vous devez, aussi, lister chaque phase de traitement pour chaque facture (émission ou réception).

Cartographier le processus de facturation et le système de contrôle : à ce stade, vous devez spécifier tous les processus de facturation dans l’entreprise et tous les points de contrôle qui sont exécutés à chaque étape du processus de facturation.

Préparation des documents : Le but de cette étape est de prouver aux autorités fiscales que sa piste d’audit fiable est conforme à la règle, cela veut dire que toutes les factures sont intègres, lisibles et authentiques. Ce document PAF doit permettre aux autorités fiscales de vérifier toutes les pièces justificatives et de vérifier toutes les opérations reliées à la transaction telles que les devis, les bons de commande, les bons de livraison, les preuves de paiement, les factures, etc. Cela nécessite, donc, un classement strict et méthodique de chaque pièce comptable.

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