Publié le : 25 juin 20215 mins de lecture
Un voyage d’affaires représente une véritable opportunité pour votre entreprise. Il permet de fidéliser vos clients, d’élargir votre portefeuille clients, etc. En même temps, il génère différents coûts qu’il est vital de maîtriser pour des raisons de rentabilité. De ce fait, il convient de connaître tous les éléments qui entrent dans son organisation pour éviter les dérives tout en garantissant le confort et le bien-être de vos collaborateurs.
Les frais de transport et de déplacements sur place
La préparation et la tenue d’un business trip engendrent inévitablement des coûts. Parmi ces différents coûts figurent les frais de transport, quel que soit le moyen de transport choisi par votre collaborateur : avion, train, location automobile, etc. Dans le cas où il décide d’utiliser sa voiture personnelle, les coûts correspondants sont remboursés par votre entreprise. En revanche, la distance minimale parcourue doit être de 50 km.
En dehors des trajets aller et retour, un voyage d’affaires implique d’autres frais relatifs aux déplacements sur place. Votre collaborateur doit se rendre à des rendez-vous avec les clients, des dîners d’affaires, etc. Les coûts y afférents sont catégorisés dans les frais de déplacement annexes et remboursés par votre entreprise. Il en est ainsi des taxes routières, des taxes de stationnement, des frais de garage de l’hôtel, etc.
Les frais d’hébergement tout au long du séjour
Lorsque vous organisez un business trip pour un collaborateur, vous devez aussi inclure dans les coûts les frais de logement et d’hébergement. En effet, il est dans l’impossibilité de rallier son domicile. Vous êtes dans l’obligation de prévoir une solution pour son hébergement pendant la durée de son séjour. Il est possible pour votre entreprise de réserver et de payer à l’avance ses frais d’hôtel pour maîtriser les coûts.
Une autre solution pour faciliter la tâche de votre collaborateur est de lui confier une carte corporate. Vous pouvez alors suivre les dépenses engagées et déterminer leur pertinence par rapport aux divers justificatifs présentés. Par contre, s’il avance les fonds, votre entreprise doit les rembourser. Les frais de logement peuvent inclure le petit déjeuner. Toutefois, le mini-bar et le téléphone pour la communication personnelle n’en font pas partie.
Les frais de restauration et autres frais accessoires
Les frais de restauration et autres frais accessoires rentrent aussi dans les coûts d’un business trip. Dans la grande majorité des cas, ces dépenses sont déjà couvertes par les indemnités journalières que touche le collaborateur pour un voyage d’affaires. Si votre entreprise utilise des moyens de paiement comme la carte corporate, les coûts sont directement prélevés dessus. L’historique des paiements peut alors servir de justificatifs.
Les repas d’affaires peuvent être considérés comme des frais de restauration. Dans ce cas, les factures avec les noms de tous les invités sont requises pour justifier toutes les dépenses encourues. Quant aux autres frais accessoires, ils englobent les coûts comme les frais de consigne, les pourboires donnés aux serveurs, etc. Pour être pris en charge, votre collaborateur doit fournir les justificatifs correspondants.
Les frais annexes relatifs à un voyage d’affaires
Les principaux coûts générés par un voyage d’affaires concernent les transports, les déplacements sur le lieu de destination, l’hébergement et la restauration. À cela s’ajoutent les frais annexes comme les frais de réservation quand la date de départ est connue. Des frais vous sont aussi facturés en cas de report ou d’annulation. Il en est de même pour les changements de vol en raison d’un déplacement imprévu.
Par ailleurs, les frais annexes comprennent les coûts de communication. Pendant un voyage d’affaires, votre collaborateur est amené à faire des rapports à son supérieur hiérarchique. Suivant l’urgence de la situation, un courriel peut ne pas suffire. Une communication téléphonique peut s’avérer indispensable. Enfin, pour la sécurité de votre collaborateur, souscrire une assurance est plus que recommandé.