Pour la gestion optimale de votre entreprise, vous avez besoin d'un logiciel de comptabilité. C’est l’outil qui vous permet de surveiller la santé financière de votre société. En règle générale, il vous permet de saisir toutes les dépenses, telles que la masse salariale et les dépenses d'équipement, ainsi que les revenus, notamment en matière de vente. Les organisations de toutes tailles utilisent ces logiciels, qui se déclinent d’ailleurs en différents types.
Des logiciels comptables destinés aux PME
Un logiciel de comptabilité destiné aux organismes de taille petite ou moyenne fournit généralement toutes les fonctionnalités de base. C’est à la fois un logiciel de facturation, de paie, d’établissement de rapports, etc. Il s’agit souvent de programmes simples, faciles à utiliser, largement disponibles dans le commerce. Il peut y avoir différentes gammes, le tarif augmentant en fonction des fonctionnalités supplémentaires souhaitées.
Un logiciel de gestion comptabilité pour petites entreprises peut vous permettre de l’intégrer à d'autres services utilisés par votre organisation, par exemple la planification des tâches ou les paiements en ligne. D'autres solutions peuvent vous permettre de créer des modules personnalisés pour répondre à vos besoins spécifiques. Des versions très courantes, dites « logiciels de comptabilité commerciale », servent aussi à établir des graphiques qui résument les données, ainsi que des rapports donnant une image de la santé de votre entreprise, de même que les formulaires nécessaires pour les impôts.
Logiciels de comptabilité pour les grandes sociétés
Les grandes entreprises effectuent souvent des opérations extrêmement complexes et un logiciel comptable plus spécifique est d’une aide inestimable pour gérer cette complexité. Il s’agit d’outils qui peuvent faire le lien entre la comptabilité et d'autres services, tels que la gestion du flux de travail, l'intelligence d'affaires et la planification de projets.
Ces outils avancés consistent en un ensemble de programmes qui permet à une organisation de suivre ses transactions financières et les données qui en résultent. Souvent, lorsqu'une grande société s’oriente vers ce type de logiciel de comptabilité, elle suit un protocole à plusieurs étapes avant de sélectionner le système approprié. Plutôt que d'utiliser des feuilles de calcul bidimensionnelles, les logiciels d'entreprise sont souvent basés sur des bases de données relationnelles. Ils peuvent par exemple afficher le volume des ventes de tous les clients par rapport à leurs régions ou le nombre d'employés de chaque entreprise.
Choisir un logiciel de comptabilité en ligne
Si vous souhaitez utiliser des outils moins coûteux pour gérer les opérations comptables, le logiciel de comptabilité en ligne est une solution. Les données sont stockées sur des serveurs distants dans le cloud. Ces produits offrent des fonctionnalités similaires au modèle commercial standard.
Les progiciels compta en ligne offrent généralement une grande flexibilité. Ils vous évitent d'avoir à installer et maintenir des systèmes dans vos locaux, sans vous priver d’accès à vos données depuis des bureaux distants. Cependant, il y a des risques en matière de protection et de portabilité des données et de continuité des affaires. Il faut également tenir compte du fait que vos tâches seront dépendantes de l’accès et de la connectivité Internet.
Dans toutes les différentes catégories de progiciels de comptabilité, vous pouvez choisir parmi de nombreuses options. Il est important de choisir une solution qui répond aux besoins de votre entreprise. Évitez de payer pour des fonctionnalités supplémentaires si vous n'en avez pas besoin et, si possible, vérifiez d'abord les versions d'essai pour vous assurer que le logiciel répond à vos attentes.
Informatisation en traitement de la facturation
Chaque facture payée signifie plus de revenus pour votre petite entreprise. Vous avez donc réellement intérêt à optimiser les tâches inhérentes grâce à un logiciel de facturation approprié. Ces outils servent avant tout à créer puis à envoyer des factures professionnelles à vos clients en quelques secondes. Vous aurez ainsi la garantie que vos services ou produits seront payés à temps, à chaque fois. Sur la plupart des versions logicielles, on peut configurer les factures récurrentes et des paiements automatiques par carte de crédit. Il vous est toujours possible, si besoin, de basculer entre la facturation automatique et manuelle à chaque fois que vous le souhaitez.
Toutes vos informations de paiement se synchronisent automatiquement avec le logiciel inclus avec votre compte. Ainsi, vous pourrez accéder à toutes les informations client en un seul endroit. Par ailleurs, cette informatisation vous permet de savoir à tout moment avec qui vous devez communiquer et à propos de quoi, afin de laisser une bonne impression aux clients.
En quelques clics, vous pourrez envoyer des e-mails de rappel automatisés ou afficher votre historique pour une image claire de ce qu'il faut prioriser.